Formación in-company vs. cursos abiertos: cuándo conviene cada uno

Ambas modalidades funcionan, pero no para los mismos casos. Esta guía explica los criterios claros para decidir cuándo invertir en formación a la medida y cuándo es mejor inscribir colaboradores en cursos abiertos.

Si en su empresa hay decisiones de capacitación por tomar este año, probablemente tenga una conversación recurrente: ¿conviene contratar un programa a la medida para nuestra gente o es mejor que se inscriban en cursos abiertos? La pregunta parece sencilla, pero detrás esconde decisiones importantes de presupuesto, alcance, especificidad y resultados esperados.

Y la verdad es que no hay una respuesta correcta universal. Depende. Lo que sí hay son criterios claros para decidir caso por caso, sin caer en la trampa de elegir la modalidad solo por presupuesto o por costumbre.

En esta guía vamos a comparar ambas modalidades con honestidad, identificar 4 escenarios donde la formación in-company es la mejor opción y 4 donde los cursos abiertos son más recomendables. Y al final vamos a ver cómo combinar ambas inteligentemente dentro de un plan anual.

Las dos modalidades en una frase

Aclaremos primero qué entendemos por cada una, porque a veces se mezclan los términos:

• Cursos abiertos: programas estructurados con calendario, contenido y precio fijos, donde los colaboradores se inscriben individualmente. Comparten aula con personas de otras empresas.
• Formación in-company (a la medida): programas diseñados específicamente para una empresa, con contenido, intensidad y horarios ajustados a sus necesidades. Solo asisten colaboradores de esa empresa.

Hay una modalidad intermedia que vale la pena mencionar: cursos cerrados con contenido estandarizado. Es cuando una empresa lleva un curso ya existente (por ejemplo, un curso de Excel) y lo solicita solo para sus colaboradores. Mantiene parte de la lógica de curso abierto, pero con la confidencialidad y logística de un in-company.

Comparativa por criterios

Una comparación objetiva por los criterios que más pesan al decidir:

Cuándo conviene cursos abiertos

Estos son los 4 escenarios donde los cursos abiertos suelen ser la mejor opción:

Escenario 1: pocos participantes con la misma necesidad

Si tiene 2 ó 3 personas que necesitan formarse en un tema específico, no tiene sentido armar un programa entero solo para ellas. El cálculo costo-beneficio favorece claramente los cursos abiertos.

Ejemplo: tiene 2 analistas de costos que necesitan profundizar en Power BI. Un curso abierto les permite formarse a costo razonable, en fechas próximas, sin necesidad de gestionar un programa interno.

Escenario 2: temas técnicos estandarizados

Cuando el tema es ampliamente estandarizado (Excel, Power BI, project management, normativa contable, herramientas digitales), un curso abierto entrega exactamente lo que se necesita sin tener que diseñar nada nuevo.

Ejemplo: necesita que sus supervisores aprendan a usar Excel intermedio. El contenido es estándar, no tiene sentido pagar por diseñarlo a la medida.

Escenario 3: valor del networking

Hay temas donde aprender con profesionales de otras empresas aporta tanto como el contenido en sí. Cursos de liderazgo, gestión, estrategia, innovación. Compartir experiencias de distintas industrias amplía la perspectiva.

Ejemplo: un gerente de área que asiste a un diplomado de liderazgo con personas de otras industrias se lleva no solo el contenido, sino una red de contactos y referencias valiosa.

Escenario 4: presupuesto ajustado, necesidades dispersas

Cuando la empresa tiene un presupuesto limitado y necesita atender a colaboradores en distintas áreas con distintas necesidades, los cursos abiertos permiten distribuir mejor el recurso.

Ejemplo: una empresa con presupuesto de 30 millones para el año puede formar a 30 colaboradores en cursos abiertos distintos, atendiendo necesidades específicas, en lugar de invertir todo en un solo programa in-company que beneficie solo a un grupo.

Cuándo conviene formación in-company

Y estos son los 4 escenarios donde el in-company suele ser la mejor opción:

Escenario 1: grupos numerosos con la misma necesidad

A partir de 10-12 personas con la misma brecha formativa, el in-company empieza a ser más rentable por persona que inscribir a cada uno en cursos abiertos. Y la coordinación se facilita.

Ejemplo: una empresa con 25 supervisores de planta que necesitan formación en seguridad industrial. Inscribirlos en cursos abiertos sería un caos logístico; un in-company permite formarlos en 2-3 sesiones con horarios coordinados con la operación.

Escenario 2: temas específicos del contexto de la empresa

Cuando lo que se necesita aprender está muy ligado a procesos, sistemas, clientes o realidades propias de la empresa, un curso genérico no resuelve. La formación tiene que diseñarse con casos, datos y ejercicios reales.

Ejemplo: una empresa floricultora necesita capacitar a sus jefes de cuadrilla en gestión de equipos en contexto de temporadas pico, con dinámicas culturales muy específicas. Un curso abierto de liderazgo no aterriza esto.

Escenario 3: programas estratégicos de largo plazo

Cuando la formación es parte de una iniciativa estratégica (transformación cultural, nueva estrategia comercial, implementación de un sistema, despliegue de competencias críticas), el in-company permite alinear contenidos, intensidad y secuencia con esa estrategia.

Ejemplo: una empresa que va a implementar un nuevo modelo de servicio al cliente necesita formar a 80 personas durante 6 meses, con contenidos vinculados al modelo específico que se está implementando. Esto solo funciona como in-company.

Escenario 4: cuando la confidencialidad importa

Hay temas donde no se puede formar a la gente en cursos abiertos porque implica discutir información sensible: estrategia competitiva, datos financieros, modelos comerciales propios, situaciones específicas de clientes.

Ejemplo: un curso de análisis financiero para la alta dirección tendría que usar datos reales de la empresa. Eso requiere un in-company con confidencialidad asegurada.

Cómo combinar ambas en un plan anual

La mayoría de empresas medianas se beneficia de combinar las dos modalidades dentro de su plan anual. Una distribución típica que funciona bien:

• 60-70% del presupuesto en formaciones in-company. Cubre los programas estratégicos, las brechas críticas de grupos numerosos y las competencias específicas del negocio.
• 20-30% del presupuesto en cursos abiertos. Atiende necesidades dispersas, perfiles únicos, temas técnicos estandarizados y programas de desarrollo individual.
• 10% como reserva flexible. Para oportunidades que aparecen durante el año (un evento relevante, una formación urgente, un proveedor con descuento).

Esta combinación permite resolver simultáneamente lo estratégico (con in-company) y lo táctico (con cursos abiertos), maximizando el impacto del presupuesto disponible.

Errores comunes al decidir

Algunos tropiezos que vale la pena evitar:

• Decidir solo por costo. Un curso abierto barato puede salir caro si no resuelve la necesidad real y hay que volver a formar después.
• Decidir solo por velocidad. Inscribir a la gente en cualquier curso abierto disponible “para ejecutar presupuesto” antes de fin de año es desperdiciar recursos.
• Confundir lo que la empresa necesita con lo que el colaborador quiere. A veces la gente prefiere un curso abierto en algún tema atractivo cuando la empresa necesita un in-company en algo más estratégico.
• No diseñar bien el in-company. Un in-company mal diseñado (sin diagnóstico previo, sin ejercicios reales, sin seguimiento) es peor que un curso abierto.
• Evaluar solo después. Independientemente de la modalidad, mida el impacto. Sin medición no hay forma de saber qué funcionó mejor para los próximos planes.

En resumen

La decisión entre formación in-company y cursos abiertos no es ideológica: es práctica. Cada modalidad tiene su lugar dentro de una estrategia de formación bien pensada.

Cursos abiertos para necesidades específicas, perfiles únicos, temas estandarizados y cuando el networking aporta. In-company para grupos numerosos con la misma necesidad, temas específicos del contexto, programas estratégicos y cuando la confidencialidad importa.

La mayoría de empresas se beneficia combinando ambas en proporción 70/30 o 60/40 según su tamaño y madurez. Lo importante no es elegir una sola, sino aplicar la lógica correcta a cada brecha del plan.